Uzyskanie pozwolenia na użytkowanie jest wymagane w następujących przypadkach:

• Wskazanych w załączniku do ustawy kategorii obiektów budowlanych wymagających takiego pozwolenia,
• Wydania decyzji o zatwierdzeniu projektu budowlanego i pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych oraz decyzji o zatwierdzeniu projektu budowlanego, jeżeli budowa została zakończona po uprzednim przeprowadzeniu oceny oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko  lub na obszar objęty programem Natura 2000 lub też w przypadku wskazanym w art. 51 ust.4 prawa budowlanego, czyli przed upływem 2 miesięcy od dnia wydania postanowienia o wstrzymaniu robót budowlanych, właściwy organ nakłada obowiązek doprowadzenia wykonywanych robót budowlanych do stanu zgodnego z prawem w przypadku istotnego odstąpienia od zatwierdzonego projektu budowlanego-po upływie terminu lub na wniosek inwestora, właściwy organ sprawdza wykonanie obowiązku i wydaje decyzję w sprawie zatwierdzenia projektu budowlanego i pozwolenia na wznowienie robót budowlanych  albo jeżeli budowa została zakończona-o zatwierdzeniu projektu budowlanego zamiennego.
• Przystąpienia do użytkowania obiektu budowlanego ma nastąpić przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych. Należy zaznaczyć, że otrzymanie częściowego pozwolenia na użytkowanie nie oznacza automatycznego obowiązku uzyskania pozwolenia na użytkowanie na resztę obiektu.

Stroną w postępowaniu w sprawie pozwolenia na użytkowanie jest wyłącznie inwestor.