Zarząd lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową - ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Do jego obowiązków należy także zachowanie, aktualizacja lub opracowanie dokumentacji technicznej budynku. Jest to szczególnie pożądane we wspólnotach mieszkaniowych powstałych na bazie przewłaszczanych lokali należących do jednostek samorządu terytorialnego, Skarbu Państwa lub innych podmiotów państwowych.
Zarząd lub zarządca jest zobowiązany do aktualizacji danych właścicieli, opierając się głównie na danych z księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości wspólnej oraz z ksiąg wieczystych prowadzonych dla lokali. W tym celu mogą żądać od właściciela lokalu okazania dokumentów potwierdzających jego prawo własności, w szczególności dokumentujących jego prawo własności w drodze spadkobrania.

Zobacz również serwis: Spółdzielnia mieszkaniowa

Ocena na dorocznym zebraniu właścicieli

Na dorocznym zebraniu właścicieli lokali dokonywana jest ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd powierzono w umowie, a następnie właściciele podejmują uchwałę w przedmiocie udzielenia absolutorium członkom tych organów. Ocena jest poprzedzona sprawozdaniem zarządu za okres sprawozdawczy oraz sprawozdaniem finansowym zaakceptowanym przez zarząd lub zarządcę.